Daftar pilihan menurun dapat kita buat sendiri agar sel isian memunculkannya dengan cara menekan tombol segitiga kecil terbalik tepat di samping kanan sel isian. Untuk menampilkan daftar pilihan menurun ini, kita siapkan daftarnya terlebih dahulu kemudian mengatur sel isian tersebut melalui fitur 'Data Validation' di Ribbon Data > Data Tools.

Data Validation memberikan pengaturan terhadap sel supaya hanya dapat diisi menurut daftar yang telah dibuat saja. Jika yang kita isikan tidak sesuai dengan yang ada di daftar, maka Excel akan memunculkan peringatan yaitu 'This value doesn't match ...' ketika di Enter.

Langkah 1: Menyiapkan Daftar dan Menamai Masing-masing Daftar yang Disorot

Pada kali ini, saya akan membagikan tip menampilkan sel isian dengan daftar pilihan menurun yang isinya sesuai dengan sel yang menjadi acuannya. Gambar 1 di bawah ini adalah worksheet yang akan kita jadikan contoh. Pada Sheet1 saya telah membuat daftar-daftar yang terlebih dahulu diberi masing-masing nama sel yang disorot. Lalu pada Sheet2 kita akan hasilkan tabel yang isinya mengacu pada daftar di Sheet1.

Gambar 1

Kita langsung dapat menamai sel yang disorot pada Name box yang terdapat di kiri atas huruf-huruf kolom atau tepatnya di samping kiri Formula bar. Seperti pada contoh, sel A2 hingga A4 saya namai 'pangan' dan seterusnya untuk sel-sel lainnya. Kita juga bisa cek daftar yang telah kita namai melalui menu Ribbon: Formulas > Defined Names > Name Manager.

Langkah 2: Membuat Tabel dan Mengatur Validasi Data

Langkah selanjutnya adalah membuat tabel seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2. Pertama, kita sorot sel A2 hingga E2 kemudian klik 'Format as Table' pada menu Ribbon: Home > Styles lalu pilih jenis tabel yang kita inginkan. Pada kotak dialog 'Format As Table' klik kotak 'My table has headers' lalu klik OK.

Gambar 2

Kita akan mengisi sel isian kolom tanggal hanya jika terisi tanggal saja sehingga kita bisa buka pengaturan pada sel A3 dengan cara sebagai berikut.
  • Letakkan pointer di sel A3.
  • Klik Data pada menu Ribbon lalu klik Data Validation pada grup Data Tools.
  • Pilih 'Date' pada kotak pilihan dibawah 'Allow:'
  • Pilih 'greater than' dibawah 'Data:'
  • Ketik 1/1/1 pada Start date sebagai contoh saja.
  • Klik OK.
Saya memakai fungsi NOW untuk menampilkan tanggal dan mengubah outputnya agar menjadi tanggal saja (bukan rumus) dengan menggunakan opsi Paste Values. Setelah sel pada kolom tanggal diatur maka saat saya memasukan huruf pada sel dibawahnya (masih didalam tabel), Excel akan langsung memunculkan peringatan.

Gambar 3

Pada Gambar 3 diatas, untuk sel pada kolom Nama barang, kita hanya akan menggunakan daftar yang telah kita namai tadi yaitu 'pangan' dan masih menggunakan Data Validation, kita gunakan pilihan 'List' pada 'Allow' dan menghilangkan tanda centang 'Ignore blank' kemudian pada 'Source' kita ketik =pangan atau bisa juga dengan cara memilih nama yang ada di daftar 'Paste Name' caranya yaitu menekan tombol F3 lalu kita pilih 'pangan'.

Langkah 3: Menggunakan Fungsi INDIRECT

Langkah terakhir, kita akan buat kolom Jenis barang mengacu pada kolom Nama barang untuk memunculkan daftar pilihan menurun dengan output sesuai nama barangnya masing-masing. Caranya sama persis seperti pada kolom Nama barang hanya saja pada 'Source' kita tuliskan formula:
=INDIRECT(B3)