Excel memungkinkan Anda untuk membuat subtotal secara otomatis pada suatu daftar/barisan sel melalui menu Subtotal (ribbon Data > Outline). Tab Outline ini berguna untuk menggabungkan sejumlah baris atau kolom sel yang berisi suatu data dalam worksheet, dimana gabungan data tersebut dapat digunakan untuk menampilkan rekapitulasi atau ikhtisar data yaitu Subtotal dan Grand Total.

Menu Subtotal jarang sekali digunakan oleh kebanyakan orang, dikarenakan telah terbiasa menampilkannya secara manual dengan menggunakan fungsi SUM pada masing-masing kategorinya. Namun, apabila Anda menangani suatu daftar yang sangat panjang tentunya akan menyita cukup banyak waktu Anda. Tip berikut ini akan menjelaskan kegunaan Subtotal yang dapat Anda manfaatkan untuk menangani hal tersebut secara efisien.

Untuk membuat subtotal dalam daftar, pastikan agar daftar tersebut telah memiliki masing-masing judul kolom pada baris pertamanya dan data dalam daftar tersebut telah memuat keterangan yang jelas untuk setiap barisnya dan tidak menyisakan barisan sel yang kosong. Seperti contoh yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini, dimana kolom 'Kategori Pekerjaan' digunakan sebagai petunjuk untuk Excel agar dapat mengolah data tersebut dengan otomatis.


Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk menampilkan Subtotal:
  1. Blok barisan sel yang berisi daftar (dalam contoh: sel A1:F17).
  2. Buka ribbon Data > Outline > Subtotal.
  3. Pada kotak dialog Subtotal, pilih 'Kategori Pekerjaan' pada kotak pilihan dibawah 'At each change in:'.
  4. Pilih 'Sum' pada kotak pilihan 'Use function:'.
  5. Tandai centang pada kolom nilai yang akan di-subtotal (dalam contoh: Jumlah) lalu klik OK.
Untuk menyembunyikan atau menampilkan semua detail outline, di sudut kiri atas worksheet terdapat tombol bilangan. Anda juga dapat menampilkan sebagian detailnya melalui tombol '+' di samping kiri worksheet, atau tombol '-' untuk menyembunyikannya.

Menambahkan Baris pada Daftar Subtotal

Jika Anda ingin menambahkan satu atau beberapa baris pada daftar, maka Excel akan menghitung nilai subtotal dan grand total dengan otomatis, seperti yang dipertunjukkan pada gambar di bawah ini yang membuat baris tambahan pada kategori A:

  1. Klik kanan Sel 'A Total' Pilih Insert... untuk menampilkan kotak dialognya.
  2. Pilih 'Entire row' lalu klik OK.
  3. Masukkan nilai pada setiap kolomnya kecuali kolom 'Jumlah'.