Cara Proteksi Berlapis Pada File/Workbook Excel

Proteksi file atau workbook Excel mungkin Anda perlukan agar dapat membatasi pengguna tertentu yang dapat mengubah data Excel Anda. Tip berikut ini akan menjelaskan pengamanan data dengan tiga lapis proteksi yang masing-masing menggunakan password terdiri dari proteksi pertama pada worksheet atau unsur yang terdapat dalam file/workbook, proteksi kedua berupa pengamanan optimal pada workbook dan proteksi ketiga menggunakan dukungan lain yaitu suatu aplikasi kompresi file dengan menggunakan WinRAR.

Langkah Pertama: Proteksi Worksheet

  1. Buka workbook Anda.
  2. Tentukan worksheet manakah yang ingin Anda lindungi, lalu buka menu ribbon Review > Changes > Protect Sheet.
  3. Pastikan kotak 'Protect worksheet and contents of locked cells' ditandai centang.
  4. Masukkan password pada kotak isian di bawah 'Password to unprotect sheet:'. Password dapat diketik menggunakan paduan huruf, angka atau simbol pada keyboard. Selain itu, Excel menetapkan password secara 'case-sensitive' sehingga Anda harus menuliskan password dengan tepat sesuai dengan apa yang sebelumnya Anda ketik. Contoh: jika Anda mengetik password aBc123!@# maka Excel akan menolak password jika Anda ketik abc123!@# atau ABC123!@# (tombol Caps Lock pada keyboard berpengaruh). Dengan demikian, berhati-hatilah dan ingat baik-baik password yang telah Anda ketik. Untuk lebih memudahkan mengingat password, Anda dapat mencatat dengan menuliskannya kembali pada jurnal pribadi Anda atau pada buku catatan lainnya yang mudah Anda jangkau.
  5. Klik OK, kemudian ditampilkan kotak dialog Confirm Password, maka Anda kembali masukkan password. Klik OK.
  6. Lakukan cara dari nomor kedua di atas jika terdapat worksheet lainnya yang akan Anda proteksi.

Langkah Kedua: Proteksi File Workbook

  1. Tekan tombol F12 pada keyboard untuk menampilkan kotak dialog 'Save As'.
  2. Klik menu tombol 'Tools' lalu pilih 'General Options...'
  3. Terdapat dua pilihan kotak isian, Masukkan password pada 'Password to open:' agar mencegah pengguna membuka seluruh worksheet. Apabila diperlukan Anda dapat memasukkan password yang mungkin sama atau berbeda pada kotak isian 'Password to modify:' atau Anda juga dapat mengosongkan kotak isian tersebut. Password to modify digunakan untuk mencegah pengguna mengedit atau menghapus data pada worksheet yang berhasil dibuka. Setelah password ditetapkan, Anda klik OK.
  4. Ketik kembali password apabila ditampilkan kotak dialog konfirmasi sesuai jenis password yang Anda tetapkan sebelumnya (Password to open atau Password to modify). Klik OK atau Enter.
  5. Klik tombol 'Save'. Pada kotak dialog peringatan Excel, Anda dapat memilih 'Yes' untuk mengganti file yang sudah ada, atau memilih 'No' untuk menentukan nama file workbook lain.
  6. Tutup program Excel.

Langkah Ketiga: Proteksi WinRAR

  1. Setelah Aplikasi WinRAR telah berhasil Anda install pada komputer Anda dan program Excel tidak terbuka, selanjutnya Anda buka aplikasi penjelajah file (misalnya: Windows Explorer) untuk menemukan lokasi file dalam komputer Anda.
  2. Klik kanan file Excel yang telah Anda proteksi, lalu pilih 'Add to archive...'.
  3. Pada kotak dialog 'Archive name and parameters', pilih tab 'Advanced' kemudian klik tombol 'Set password...'
  4. Masukkan password pada kotak isian 'Enter password', dan masukkan kembali pada kotak isian 'Reenter password for verification'.
  5. Klik (tandai centang) pada kotak 'Encrypt file names'.
  6. Klik OK untuk menutup kotak dialog Enter password. 
  7. Klik OK kembali untuk menutup WinRAR.
  8. Anda dapat menghapus file Excel asli Anda, karena file telah berhasil disalin dan dikompresi ke dalam format WinRAR. Untuk memastikan adanya file Anda tersebut, buka file arsip WinRAR lalu masukkan password yang telah Anda tetapkan. Simpan baik-baik file arsip WinRAR yang telah Anda buat.
Pastikan agar file Excel asli telah benar-benar terhapus pada komputer Anda, bila perlu Anda dapat membuka fitur 'Recycle Bin' pada komputer, jika file tersebut masih ditemukan di dalamnya, maka Anda dapat menghapusnya disana.