Cara Membuat Daftar Pilihan Dalam Sel Excel

Pengguna Excel tentunya dapat memasukkan nilai/entri data pada suatu sel di dalam worksheet. Namun terkadang pekerjaan tersebut kurang efisien dan mungkin dapat berpotensi untuk memasukkan beragam informasi yang keliru.

Excel telah menyediakan suatu menu yaitu 'Data Validation' yang memungkinkan Anda untuk menghindari/mengurangi kesalahan terhadap nilai tersebut sekaligus dapat lebih menghemat waktu dalam pekerjaan entri data. Dengan menggunakan menu ini pada saat Anda melakukan entri data, maka Anda diharuskan untuk memberikan input nilai pada suatu sel dengan memilih nilai berdasarkan daftar pilihan yang telah diberlakukan (berupa menu drop-down), sehingga Anda tidak perlu mengetiknya lagi.


Seperti yang terlihat pada gambar di atas merupakan contoh sederhana suatu worksheet, dimana kolom A adalah daftar pilihan yang akan diberlakukan pada sel-sel kolom E dalam tabel. Anda dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut untuk menggunakan menu Data Validation:
  1. Letakkan pointer pada sel E2 (yang akan dibuatkan menu drop-down).
  2. Buka menu ribbon Data > Data Tools > Data Validation.
  3. Pada tab 'Settings' terdapat menu 'Validation criteria' klik kotak pilihan di bawah tulisan 'Allow:' lalu pilih 'List'.
  4. Klik kotak kecil di sudut kanan isian di bawah 'Source:' kemudian blok sel A2 hingga sel A26.
  5. Klik OK.
  6. Copy Sel E2 dengan menekan Ctrl+C pada keyboard.
  7. Seleksi/Blok sel E3 hingga E17 lalu klik kanan dalam barisan sel yang telah diblok kemudian pilih Paste Special...
  8. Pada kotak dialog Paste Special klik tombol lingkaran 'Validation' di bawah pilihan menu Paste.
  9. Klik OK.


Excel telah menetapkan daftar pilihan yang telah Anda berlakukan dalam sel yang telah dipilih. Dengan demikian, Anda hanya dapat memasukkan data pada sel yang tersedia dalam daftar pilihan saja. Selain itu, saat Anda mengetik apapun dalam sel tersebut, maka Excel akan mencegahnya dengan memberikan peringatan berbunyi: 'The value you entered is not valid. A user has restricted values that can be entered into this cell'.

Jika Anda ingin menghapus daftar pilihan yang telah diberlakukan pada suatu sel, maka lakukan cara sebagai berikut:
  1. Letakkan pointer pada sel yang ingin Anda hapus daftar pilihannya.
  2. Buka menu ribbon Data > Data Tools > Data Validation.
  3. Klik tombol 'Clear All' lalu klik OK.